Kassenprüfung im Verein: Ablauf, Rechte und typische Fehler
Die Kassenprüfung hat einen schlechten Ruf, den sie nicht verdient. Sie ist keine Misstrauenserklärung gegen den Kassenwart — sie ist sein Schutz. Ein geprüfter Jahresabschluss, den die Versammlung abnimmt, ist die Grundlage der Entlastung. Ohne ihn bleibt jede Zahl angreifbar, jahrelang.
Wer prüfen darf
Das BGB schreibt keine Kassenprüfer vor — die Pflicht steht in fast jeder Satzung, und die Satzung regelt auch, wie viele es sind und wie lange sie gewählt werden. Zwei Regeln gelten praktisch immer: Prüfer dürfen nicht dem Vorstand angehören (niemand prüft sich selbst), und sie müssen keine Buchhalter sein. Gesunder Menschenverstand und die Bereitschaft, Belege anzufassen, genügen.
Was geprüft wird — und was nicht
Geprüft wird die Kassenführung: Ist jede Buchung belegt, rechnerisch richtig und satzungsgemäß? Stimmen Anfangsbestand, Buchungen und Endbestand überein mit dem, was auf dem Konto und in der Barkasse tatsächlich liegt? Nicht geprüft wird die Zweckmäßigkeit — ob die neuen Trikots nötig waren, entscheidet der Vorstand und beurteilt die Versammlung, nicht der Kassenprüfer. Es sei denn, eure Satzung erweitert den Auftrag ausdrücklich.
Bei kleinen Vereinen ist die Vollprüfung aller Belege machbar und üblich. Ab ein paar hundert Buchungen wird stichprobenartig geprüft — dann gehört in den Bericht, wie die Stichprobe gezogen wurde.
Der Ablauf in vier Schritten
- Termin vor der Mitgliederversammlung, mit genug Abstand, um Fragen zu klären. Der Kassenwart legt vor: Kassenbericht, Kontoauszüge lückenlos, Belegordner, Barkassenbestand.
- Prüfung — gemeinsam mit dem Kassenwart, der Fragen direkt beantworten kann. Kassenbestand wird gezählt, nicht geglaubt.
- Bericht an die Versammlung, mündlich oder schriftlich, mit dem einen entscheidenden Satz: Empfehlung zur Entlastung, oder eben nicht. Eine Vorlage für den Prüfbericht mit allen Bestandteilen gibt es hier.
- Entlastung durch die Versammlung. Juristisch ist sie ein Verzicht auf Ersatzansprüche, die bei der Prüfung erkennbar waren — deshalb ist ein gründlicher Bericht im Interesse aller.
Was am häufigsten beanstandet wird
Immer dieselben vier Dinge: Buchungen ohne Beleg („das war das Grillfest, weißt du doch”). Nachträglich geänderte Zahlen statt sauberer Stornobuchungen — warum das gefährlich ist, steht in unserem Beitrag zum Kassenbuch. Privat verauslagte Ausgaben, die nie abgerechnet wurden. Und ein gezählter Kassenbestand, der nicht zum Kassenbuch passt.
Alle vier haben dieselbe Wurzel: Die Kasse wird einmal im Jahr in Ordnung gebracht statt laufend geführt. In Pertono hängt der Beleg als Foto direkt an der Buchung und Korrekturen gibt es nur als Storno — die Prüfung wird damit zum Durchblättern statt zur Rekonstruktion.