Muss ein Verein ein Kassenbuch führen?
Die kurze Antwort: ja, aber nicht so aufwendig, wie die meisten befürchten.
Woraus sich die Pflicht ergibt
Ein eingetragener Verein muss seinen Mitgliedern Rechenschaft ablegen — § 27 Abs. 3 BGB in Verbindung mit § 666 BGB. Praktisch heißt das: Der Vorstand muss jederzeit sagen können, welches Geld hereinkam, welches hinausging und was noch da ist. Kommt Gemeinnützigkeit dazu, verlangt das Finanzamt zusätzlich den Nachweis, dass die Mittel satzungsgemäß verwendet wurden.
Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt meistens
Die allermeisten Vereine sind nicht bilanzierungspflichtig. Es reicht eine geordnete Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben. Erst wenn ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb bestimmte Grenzen überschreitet, wird es komplizierter — dann gehört ohnehin ein Steuerberater dazu.
Der Punkt, an dem Excel scheitert
Die GoBD verlangen Unveränderbarkeit: Eine gebuchte Zeile muss nachträglich erkennbar bleiben. In einer Tabellenkalkulation lässt sich jede Zahl überschreiben, ohne dass jemand es sieht. Wird bei einer Prüfung die Kassenführung verworfen, darf das Finanzamt schätzen — und schätzt selten zu euren Gunsten.
Eine Korrektur ist deshalb nie eine Änderung, sondern eine Gegenbuchung: Der ursprüngliche Betrag bleibt stehen, daneben steht die Stornobuchung mit Begründung. In Pertono ist das die einzige Möglichkeit, eine Buchung zu korrigieren — nicht aus Strenge, sondern weil alles andere die Kassenführung angreifbar macht.
Was ihr wirklich braucht
- Jede Buchung mit Datum, Betrag, Zweck und Gegenkonto
- Zu jeder Buchung einen Beleg — ein Foto genügt
- Korrekturen als Stornobuchung, nicht als Änderung
- Aufbewahrung: zehn Jahre (§ 147 AO)
Mehr ist es nicht. Wer das durchhält, übersteht jede Kassenprüfung.