Kassenbericht für den Verein — Vorlage und Anleitung
Der Kassenbericht ist das Dokument, an dem die Entlastung des Vorstands hängt. Er zeigt der Mitgliederversammlung, was im Geschäftsjahr hereinkam, was hinausging und was am Ende übrig ist — nachvollziehbar genug, dass die Kassenprüfer ihn gegen die Belege halten können.
Was in den Kassenbericht gehört
Ein Kassenbericht braucht keine Bilanz und keine Fachsprache. Er braucht fünf Dinge:
- Anfangsbestand — Kassen- und Kontostand am ersten Tag des Geschäftsjahres. Er muss exakt dem Endbestand des Vorjahresberichts entsprechen; jede Abweichung ist die erste Frage der Kassenprüfung.
- Einnahmen nach Kategorien — Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse, Veranstaltungen. Bei gemeinnützigen Vereinen getrennt nach ideellem Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb, denn das Finanzamt beurteilt jeden Bereich für sich.
- Ausgaben nach Kategorien — Übungsleiter, Miete und Energie, Versicherungen, Verbandsabgaben, Anschaffungen, Veranstaltungen.
- Endbestand — Kasse und Konto am letzten Tag, rechnerisch: Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben. Die Summe muss mit dem letzten Kontoauszug übereinstimmen.
- Besondere Vorgänge — alles, was Fragen auslösen wird, bevor es Fragen auslöst: eine große Anschaffung, ein aufgelöstes Sparbuch, ein Zuschuss mit Zweckbindung, offene Forderungen aus Beiträgen.
Was die Kassenprüfer sehen wollen
Die Kassenprüfer bestätigen der Versammlung, dass der Bericht stimmt. Dafür prüfen sie drei Dinge: ob zu jeder Ausgabe ein Beleg existiert, ob die Bestände mit Kontoauszug und Bargeldkasse übereinstimmen und ob die Ausgaben der Satzung entsprechen. Wer den Bericht mit der Vorlage führt, hat für alle drei die Antwort schon auf dem Papier — die Belegnummern stehen neben den Beträgen.
Die häufigsten Fehler
- Anfangsbestand passt nicht zum Vorjahr. Meist ein vergessener Korrekturbeleg aus dem Dezember. Vor allem anderen abgleichen.
- Durchlaufende Posten als Einnahme gezählt. Wer Startgelder einsammelt und weiterleitet, hat keine Einnahme — beides gehört gegenübergestellt oder herausgelassen.
- Privat verauslagte Ausgaben fehlen. Was ein Vorstandsmitglied aus eigener Tasche zahlt und erstattet bekommt, gehört mit Beleg in den Bericht, nicht in eine Nebenrechnung.
- Der Bericht entsteht am Abend vorher. Dann fehlen Belege, und die Prüfung findet die Lücken. Ein laufend geführtes Kassenbuch macht den Jahresbericht zur Zusammenfassung statt zur Rekonstruktion.
Kassenbericht und Kassenbuch
Der Bericht ist die Zusammenfassung, das Kassenbuch die Grundlage: die laufende, unveränderbare Aufzeichnung jeder einzelnen Buchung samt Beleg. Ohne Kassenbuch lässt sich ein Kassenbericht nicht prüfen — ob ein Verein eines führen muss und was die GoBD dazu sagen, steht im Ratgeber.
Wer sein Kassenbuch in Pertono führt, bekommt den Kassenbericht für die Jahreshauptversammlung automatisch daraus erzeugt — mit Belegfotos statt Schuhkarton. Wie das funktioniert, steht auf der Startseite.