Aufnahmeantrag für den Verein — Vorlage und Anleitung
Der Aufnahmeantrag ist der Vertragsschluss zwischen Mitglied und Verein — und zugleich der Moment, in dem der Verein zum ersten Mal personenbezogene Daten erhebt. Beides muss das Formular sauber tragen: die Aufnahme nach der Satzung und die Information nach der DSGVO.
Was in den Antrag gehört
- Person — Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten. Nur erheben, was der Verein wirklich braucht: Das Geburtsdatum begründet Jugendbeiträge und Altersehrungen; ein Feld „Beruf” braucht ein Sportverein dagegen selten.
- Mitgliedschaft — gewünschter Eintritt, Mitgliedsart bzw. Beitragsgruppe laut Beitragsordnung, gegebenenfalls Abteilung.
- Kenntnisnahmen — Satzung und Beitragsordnung; wo sie einsehbar sind, genügt der Verweis, niemand muss sie dem Antrag beilegen.
- Unterschrift — bei Minderjährigen unterschreibt ein gesetzlicher Vertreter; die Vorlage führt dafür ein eigenes Feld samt Erklärung, dass der Vertreter dem Beitritt zustimmt.
Der Datenschutzhinweis — Pflicht, nicht Kür
Bei der Erhebung muss der Verein nach Art. 13 DSGVO informieren: wer verantwortlich ist, wozu die Daten verarbeitet werden, auf welcher Grundlage (die Mitgliedschaft selbst, Art. 6 Abs. 1 lit. b), wie lange sie gespeichert bleiben und welche Rechte das Mitglied hat. Die Vorlage enthält dafür einen Kurzhinweis mit Verweis auf die vollständige Datenschutzerklärung des Vereins. Wichtig: Für die Mitgliederverwaltung selbst braucht es keine Einwilligung — eine abgefragte „Einwilligung in die Datenverarbeitung” ist nicht nur überflüssig, sondern schädlich, weil sie widerrufbar klingt, was die Vertragsdaten nicht sind. Einwilligung nur dort, wo sie hingehört: etwa für Fotos auf der Vereinswebsite, als eigenes, freiwilliges Feld.
Die häufigsten Fehler
- SEPA-Mandat und Antrag in einem Unterschriftsfeld. Das Mandat braucht die Unterschrift des Kontoinhabers, der Antrag die des Mitglieds bzw. Vertreters — zwei verschiedene Erklärungen, zwei Felder. Die Vorlage verweist deshalb auf das separate SEPA-Mandat.
- Fotoeinwilligung als Pflichtfeld. Freiwillig heißt: Der Beitritt darf nicht daran hängen.
- Wer über die Aufnahme entscheidet, bleibt offen. Die Satzung sagt es (meist der Vorstand); der Antrag sollte den Vorbehalt nennen, sonst entsteht die Mitgliedschaft womöglich schon mit der Abgabe.
Vom Papier in die Verwaltung
Der Antrag ist der Anfang der Mitgliederakte: In Pertono wird das neue Mitglied mit Eintrittsdatum, Beitragsklasse und Abteilung angelegt und per Einladung in die App geholt — Stammdaten pflegt es dann selbst, statt dass der Vorstand Adressänderungen hinterherträgt.