Einladung zur Jahreshauptversammlung — Vorlage und Fristen
Die Einladung ist mehr als ein Termin-Hinweis: Sie entscheidet darüber, ob die Beschlüsse der Versammlung überhaupt wirksam sind. Ein Fristfehler oder ein fehlender Tagesordnungspunkt kann Monate später eine Wahl oder eine Satzungsänderung kippen — im schlimmsten Fall beim Registergericht.
Was die Satzung vorgibt — und was das praktisch heißt
Frist und Form der Einladung stehen in der Satzung, nicht im Gesetz. Üblich sind zwei bis vier Wochen und Textform. Drei Punkte, die regelmäßig schiefgehen:
- Die Frist läuft ab Zugang, nicht ab Absendung — sofern die Satzung nichts anderes sagt. Zwei Werktage Postlaufzeit einplanen; bei knapper Rechnung lieber einen Tag früher versenden.
- „Schriftlich” ist nicht automatisch E-Mail. Verlangt die Satzung Schriftform, ist eine E-Mail angreifbar. Viele neuere Satzungen erlauben Textform ausdrücklich — nachlesen, nicht vermuten.
- Alle Mitglieder einladen, auch säumige und passive. Wer ein Mitglied übergeht, riskiert die Anfechtung sämtlicher Beschlüsse.
Die Tagesordnung
Beschlossen werden kann nur, was angekündigt war. Deshalb gehört jeder Beschlussgegenstand als eigener Punkt in die Tagesordnung — und zwar konkret:
- „Satzungsänderung” genügt nicht; die zu ändernden Bestimmungen gehören benannt, meist mit dem Wortlaut des Änderungsvorschlags in der Anlage.
- Wahlen mit den zu wählenden Ämtern ankündigen.
- Ein Punkt „Anträge” mit Hinweis auf die satzungsgemäße Antragsfrist hält die Tür für Mitglieder offen.
- Unter „Verschiedenes” kann diskutiert, aber nichts beschlossen werden.
Die übliche Reihenfolge steht in der Vorlage: Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit, Genehmigung des letzten Protokolls, Bericht des Vorstands, Kassenbericht, Bericht der Kassenprüfer, Entlastung, Wahlen, Anträge, Verschiedenes.
Die häufigsten Fehler
- Frist von der Versammlung rückwärts falsch gerechnet — der Versammlungstag zählt üblicherweise nicht mit.
- Beschlussfähigkeit nicht bedacht. Verlangt die Satzung ein Quorum, gehört in die Einladung der Hinweis, was bei Beschlussunfähigkeit passiert.
- Einladung nicht dokumentiert. Versandliste und ein Exemplar der Einladung aufbewahren — bei einer Anfechtung ist das der Nachweis.
Zu- und Absagen einsammeln ist der mühsame Teil danach: Wer den Termin in Pertono anlegt, lädt die Mitglieder per Push ein und sieht die Rückmeldungen gebündelt — ohne WhatsApp-Gruppe und ohne Zettelliste.