Protokoll der Mitgliederversammlung — Vorlage und Anleitung

28. August 2026

Das Protokoll ist das Gedächtnis des Vereins — und gegenüber Registergericht, Bank und Finanzamt sein Ausweis. Wer einen neuen Vorstand eintragen lassen oder ein Vereinskonto umschreiben will, wird als Erstes nach dem Protokoll gefragt. Ein lückenhaftes Protokoll bedeutet dann: Nachbeurkunden, Nachversammeln oder monatelange Verzögerung.

Was zwingend hineingehört

Ein Beschlussprotokoll genügt — niemand verlangt eine Mitschrift der Diskussion. Aber diese Punkte müssen belastbar drinstehen:

1. Rahmendaten — Verein, Ort, Datum, Beginn und Ende, Versammlungsleitung und Protokollführung.
2. Ordnungsmäßigkeit — form- und fristgerechte Einladung (mit Datum der Einladung), Zahl der anwesenden Stimmberechtigten, Feststellung der Beschlussfähigkeit nach Satzung.
3. Jeder Beschluss im Wortlaut — nicht „der Beitrag wurde erhöht”, sondern der beschlossene Text samt Abstimmungsergebnis: Ja, Nein, Enthaltungen.
4. Wahlen vollständig — Amt, Name des Gewählten, Abstimmungsergebnis und die ausdrückliche Annahme der Wahl. Ohne Annahme keine Eintragung.
5. Unterschriften — wer unterschreiben muss, sagt die Satzung; üblich sind Versammlungsleitung und Protokollführung.

Wofür das Registergericht es braucht

Vorstandswechsel und Satzungsänderungen werden zum Vereinsregister angemeldet, und das Gericht prüft am Protokoll, ob der Beschluss wirksam zustande kam: Einladung ordnungsgemäß, Punkt angekündigt, Mehrheit erreicht, Wahl angenommen. Bei Satzungsänderungen gehört der beschlossene Wortlaut ins Protokoll oder als Anlage dazu. Der Notar, der die Anmeldung beglaubigt, will dieselben Punkte sehen.

Die häufigsten Fehler

• Abstimmungsergebnisse fehlen. „Einstimmig” ist in Ordnung — aber nur, wenn es stimmt und die Zahl der Anwesenden festgehalten ist.
• Die Annahme der Wahl fehlt. Der häufigste Rückläufer vom Registergericht, und im Nachhinein schwer zu heilen.
• Das Protokoll entsteht Wochen später. Innerhalb weniger Tage schreiben und von den Unterzeichnern gegenlesen lassen, solange die Erinnerung frisch ist.
• Nur eine Kopie existiert. Das unterschriebene Original gehört in die Vereinsunterlagen, eine Kopie zu den Registerakten des Vorstands.

Die Anwesenden zählen sich am leichtesten, wenn die Zusagen schon vorliegen: Wer die Versammlung als Termin in Pertono führt, hat die Rückmeldungen der Mitglieder beisammen, bevor die erste Unterschrift auf der Anwesenheitsliste steht.